Faire du Factur-x : Comment s'y prendre, points de vigilance et difficultés
- Créer une facture x est simple dans l'absolu
- facture x peut porter une signature numérique qualifiée
- La production d'une facture x conforme aux attendus de obligations de 2026 est plus délicat car des données sont incontournables et des contrôles de cohérence nécessaires
Comment créer une facture x
Comment créer une facture x ? Cette question est légitime compte tenu du rôle que va jouer facture x dans les prochains mois et années. Sans attendre les obligations de 2026, les bénéfices et avantages de ce format de facture incite à s'engager dans sa mise en œuvre. La création d'une facture x peut s'aborder de deux manières : est-ce que sans objectif spécifique, juste pour le principe de respecter le standard qui se diffuse, ou est-ce que pour se conformer aux obligations de la réforme ? La feuille de route sera différente selon l'un ou l'autre cas, car le niveau des exigences n'est pas le même.
Comment créer une facture x, en général…
Plutôt que pousser un PDF, il est pertinent d'utiliser le format Facture x. Pour respecter le format ou parce que ce sont des factures destinées à des clients germaniques (facture x a été conçu dès l'origine comme un format de facturation franco-allemand : la version germanique de facture x s'appelle ZugFERD) Au-delà du clin à la nature franco-allemande du facture x, il peut être pertinent de produire des facture x plutôt que de simples PDF car lorsqu'on émet une facture on ignore dans la plupart des cas ce que le client va en faire : est-ce que il équipé d'un service de traitement des factures électroniques, ce service est-il compatible avec facture x… ou pas ?
Dans cette configuration, la production d'une facture x est simple car il suffit de se conformer au standard et à ses fondamentaux. Le sujet est donc essentiellement un sujet technique sans contraintes particulières. Attention, cela ne veut pas dire qu'on pourra faire n'importe quoi… cela veut juste dire que les contrôles de données et les clés indispensables requises pour la conformité avec les obligations de 2026 ne sont pas applicables. L'émetteur est totalement libre de définir le niveau du format facture x qu'il va utiliser, c’est-à-dire le niveau de détail dans les informations véhiculées par le fichier facture x, alors que pour 2026 ce niveau sera imposé. Pareillement pour la signature numérique du fichier qui devient inutile ou totalement facultative.
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Comment créer une facture x dans l'optique des obligations de 2026
Justement, dès lors qu'on se lance en facture x pour se conformer aux obligations de 2026, le sujet change de dimension : à la dimension purement technique vient s'ajouter une dimension données. Accessoirement le niveau de la facture x à utiliser est imposé : on oublie la facture x "minimum", et il faut se positionner idéalement sur le niveau "basic" avec le détail des lignes. La quantité de données à gérer est plus importante que pour un simple "basic WL" ou un "minimum".
Cet aspect données est triple. D'abord cela concerne les mentions obligatoires de la factures. Leur présence dans le fichier facture x sera contrôlée par le PPF. Il est donc nécessaire qu'elles soient présentes dans le fichier de données ; alors que hors du cadre des obligations, leur présence sur le visuel (en fond de page) suffit.
Ensuite, il s'agit des données d'identification du client. Voir même plus car les schémas de traitement des factures B2B sont souvent plus compliqués que juste une facture-par et une facture-à. Il peut y avoir des tiers payé-à ou payé-par, du factoring, des liens avec des commandes… Toutes ces informations concernant le schéma de circulation de la facture doit être dans le fichier de données. Ce qui est potentiellement plus délicat. Tous ceux qui se sont confronté à Chorus connaissent la double problématique des SIRET et codes services. La différence étant ici que l'information qui sera dans le facture x produit devra être juste puisque les factures x adressées à des destinataires inconnus ou fermés sur le répertoire Sirène seront refusées par le PPF. Elle n'iront donc pas jusqu'au destinataire et ne seront pas payées.
Enfin, dans le cadre des obligations de 2026 arrive la question de la cohérence des données. Le traitement de la facture par le PPF imposant quelques contrôles qui, bien souvent sur le papier, ne sont pas problématiques mais en réalité le sont dès qu'on vérifie les calculs. Là également la pratique des flux structurés permet de savoir que bien souvent, du fait d'arrondis ou de troncatures de données dans le système de gestion, la somme des lignes est différente de la valeur affichée en pied ou que le total des TVA ou des bases de TVA est différente de la valeur affichée. Rien de grave, juste des points de vigilance.
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