Beaucoup de fournisseurs sont confrontés à un nombre important de clients qui imposent de leur transmettre les factures via leurs plateformes et portails ; à commencer par Chorus pour les clients publics. Cela prend beaucoup de temps pour des actions à faible valeur ajoutée. Il est facile de simplifier cela avec l’offre d'interopérabilité de Qweeby qui adresse tout en un seul et unique processus. Cela a permis aux utilisateurs de Qweeby de gérer facilement cette situation aussi bien pour les plateformes simples telles que Cegedim, Freedz, Basware, Ariba ou Coupa que pour des interopérabilités plus délicates en EDI et, bien entendu, pour Chorus. Faisons un rapide point avec Ludovic Dudeck, en charge du sujet chez Qweeby.  

Qweeby assure la distribution de toutes les factures par tous les chemins attendus par les différents clients destinataires.(Voir plus) Un seul point d’entrée en sortie de l’ERP et 118 interopérabilités opérationnelles pour répondre à toutes les attentes clients.  

A la manœuvre pour développer les points de sortie de ce réseau de distribution, Ludovic Dudeck.   

• Peut-on automatiser la transmission vers les plateformes des clients (Sy, Basware, Chorus...) pour éviter de passer des heures à y ressaisir les factures ?   

Tout dépend de si le récepteur et son opérateur mettent à disposition des fournisseurs les éléments pour s’interfacer et comment ils veulent s’interfacer avec les fournisseurs. Pour les principales plateformes de la place, la réponse est oui. Cependant ce n’est pas forcément le cas pour toutes, notamment les plateformes de e-procurement étrangères. Quoi qu’il en soit la première chose à faire c’est de nous poser la question pour savoir si c’est déjà opérationnel auquel cas cela va assez rapidement selon la réactivité des équipes en réception et de certains exigences (données sur la facture ou respect d’un référentiel client). Si nous ne sommes pas encore opérationnels, nous entrons en contact avec le destinataire pour demander si l’interfaçage est possible et alors le mettre en place ; dans ce cas le planning est plus aléatoire car nous ne le maîtrisons pas.  

• Quels sont les difficultés et points de vigilance pour mettre en oeuvre cette automatisation ?  

Le fonctionnement défini par le destinataire est la clé. S’il attend de la pièce jointe sur un automate interfacé avec ses outils, ou s’il s’agit d’une véritable interopérabilité avec des exigences de format, de données obligatoires (hors mentions légales) et de modalités de transmission. Dans ce cas il faut suivre une phase projet imposée par le récepteur avec des tests et points de contrôle. Dans le cas d’un automate qui prend en charge des pièces jointes un déroulé simple permet de le mettre en place pour que Qweeby assure la dépose conforme des factures en respectant une adresse d’envoi dédiée, les règles de construction de l’objet et éventuellement le type de fichier (extension).   

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• Est-ce que cela fonctionne avec toutes les plateformes client ?   

Pour Qweeby : oui. A force nous gérons tous les cas de figure et prenons en compte les particularités qui peuvent survenir. En revanche il y a une dépendance au client destinataire car c’est lui qui ouvre ou pas la porte en réception, et qui définit les modalités possibles. Trop de destinataires raisonnent par rapport au nombre de factures qui les concernent, sans comprendre que pour le fournisseur la corvée de dépose est la même pour 10 ou 500 factures par an, et qu’il faut automatiser cela. Ainsi, pour des faibles volumes, même si la valeur nominale des factures ou la taille du fournisseur importante, ils refusent de mettre en œuvre une interopérabilité. Le futur schéma qui arrivera dès 2026 facilitera tout cela, il faut cependant gérer pour les 2 années d’ici là. Et Qweeby est votre meilleur allié pour cela.