Automatiser la transmission des factures sur les plateformes des clients pour se libérer de cette contrainte
Automatiser la transmission des factures sur les plateformes
Beaucoup d'entreprises s'équipent d'outils pour traiter leurs factures fournisseur : Cegedim, Basware, Ariba, Coupa, Freedz... Elles anticipent les obligations prochaines de réception des factures électroniques via le futur Portail Public de Facturation. Côté fournisseur c'est compliqué car il faut s'adapter à toutes ces demandes, en plus souvent de Chorus. Tant que le PPF (portail public de facturation) n'est pas opérationnel, gérer ces interopérabilités consomme du temps et dégrade la productivité des équipes de l'ADV. Des solutions existent pourtant pour simplifier et automatiser cela dès maintenant.
A partir de septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront récupérer les factures de leurs fournisseurs assujettis domestiques sur le futur PPF (portail public de facturation). Il sera possible de les récupérer manuellement ou il est possible de s’interfacer avec un OD (opérateur de dématérialisation) ou PDP (plateforme de dématérialisation partenaire). Ces dernières, immatriculées par l’administration à partir de 2025, offriront des services additionnels à la seule interface. Ainsi pour l’instant, tant que les immatriculations ne sont pas effectives, il s’agit de déclaration et de dépôt de dossier sans garantie d’avoir des acteurs pleinement opérationnels ou répondant aux besoins particuliers de chaque entreprise.
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Les avantages de l'interface au PPF via un OD ou une PDP
L’interface au PPF via un OD ou une PDP (putative à cet instant) présente un double avantage. Le premier est de combiner le traitement du papier avec des flux électroniques, car les flux papier vont survivre le temps que toutes les entreprises françaises migrent sur les flux électroniques (possibles jusqu’en septembre 2027) et aussi pour les factures d’origine extra-domestiques (non concernés par les obligations). Le second est d’embarquer des services de validation et contrôle des factures, voire de lien avec les achats.
Ces deux avantages incitent de nombreuses entreprises, en anticipation des obligations, à s’équiper de solutions dédiées au traitement de leurs factures fournisseur. Or pour rendre ces solutions pleinement opérationnelles, lorsqu’elles les peuvent, elles imposent à leurs fournisseurs de se plier à quelques règles, voire de déposer manuellement leurs factures sur ces plateformes ou même de les y saisir de toutes pièces. Lorsque les outils acceptent la prise en charge des PDF par e-mail, l’envoi des pièces jointes s’accompagne souvent de règles à respecter dans le nommage du fichier, du mail, l’adresse d’envoi…
Pour le fournisseur cela tourne au cauchemar car avec des milliers de clients, la démultiplication des règles est ingérable sauf à passer beaucoup de temps dans les manipulations. Tel client impose des fichiers signés alors que tel autre ne veut pas de PDF signés, certains acceptent les lots de factures alors que d’autres n’en veulent qu’une par e-mail… Sans compter les cas où il faut saisir manuellement.
Qweeby apporte une solution en gérant l’intégralité de ces cas de figure de manière unifiée. Directement à partir des factures générées par l’ERP, quelles que soient les modalités de génération (en lot ou unitaire), Qweeby va s’interfacer avec les différentes solutions ou traiter les différentes demandes. Toutes les factures sont converties au format Factur-X et, selon les cas, sont directement et automatiquement notifiées par e-mail (avec le bon objet, une adresse unique toujours identique, le bon format de fichier avec la bonne extension…) ou transmises par des protocoles sécurisés. L’administration des ventes est libérée de ces tâches chronophages sans valeur ajoutée.
Avec 118 interfaces existantes, tous les ces de transmission sont couverts, à commencer par les plateformes de la place : SY by CEGEDIM, Chorus, Ariba, Coupa, Tradeshift, Freedz…ainsi que les formats EDI, UBL, CII...
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