Dématérialiser les factures pour optimiser son poste client et nourrir sa position concurrentielle : le retour d'expérience d'Ophtalmic Compagnie
Ophtalmic Compagnie
Ophtalmic Compagnie est un acteur majeur de l’optique reconnu pour sa capacité d’innovation et la qualité de son offre, notamment en lentilles optiques. Travaillant avec tous les opticiens et acteurs de l’optique de France, Ophtalmic Compagnie doit gérer la complexité d’une grande diversité de configurations de transmission de factures imposée par la pluralité des organisations de ses clients : opticiens indépendants, groupements d’achat, franchises, réseaux intégrés… Dans la plupart des cas, l’envoi des factures ne se limite pas à l’opticien mais inclut une transmission à un centre payeur ou à la centrale d’achat, également vers des tiers validateurs. Ophtalmic Compagnie fournit également de grands comptes comme Auchan, Carrefour ou E. Leclerc, demandeurs de modalités de transmission spécifiques, dont de l’EDI. L’envoi mensuel des factures (plus de 10 000 par mois), générées avec l’ERP X3 V6, est donc une activité à part entière.
« Nous avons opté pour la dématérialisation des factures client dans le but d’automatiser, de disposer de traçabilité et de gagner en productivité. La mise en œuvre et le déploiement se sont globalement bien déroulés. À ce jour, nous utilisons les services Qweeby depuis 2015. Cependant, nous rencontrons actuellement des difficultés liées à basculer les 20 derniers clients qui font encore de la résistance » explique S. Zenati, DGA d’Ophtalmic.
Le déploiement du service Qweeby permet en effet de gérer les différents cas de facturation en un seul traitement en lieu et place de manipulations papier pour constituer les lots à envoyer aux centres payeurs, centrales et tiers validateurs. Le gain en temps a été significatif et immédiat, complété par réduction des équipements de mise sous pli devenus inutiles.
« La dématérialisation des factures visait à résoudre des problématiques opérationnelles telles que diminuer la mobilisation de notre personnel, qui était mobilisé 3 jours sur la composition des lots à envoyer. Il s’agissait également d’obtenir une meilleure traçabilité de nos factures et s’inscrire dans une démarche écologique. Nous constatons que cela a effectivement résolu la problématique écologique puisque nous avons réduit l’émission de papier et trace carbone, et en plus, nous avons observé d'autres bénéfices tels qu’un gain de productivité dans le service concerné » complète S. Zenati.
Obligation dématérialisation de factures en 2026
A compter du 1er septembre 2026, les entreprises françaises seront obligées (ordonnance 2021 1190) de recourir à la facture électronique pour leurs transactions domestiques
Par ailleurs, la dématérialisation a permis de rendre les factures accessibles dans l’extranet « e-Space » d’Ophtalmic. Cet espace offre aux clients opticiens une large palette de services différenciants ; y intégrer les factures avait tout son sens à la fois pour la relation client que pour réduire les sollicitations de duplicatas. Grace à l’API Qweeby, cette intégration a été rapide et simple permettant au projet de renforcer la relation client d’Ophtalmic.
Cette phase d’optimisation et de fiabilisation de l’envoi des factures achevée, Ophtalmic a fait levier de la dématérialisation pour aider à la gestion du poste client. Le moteur de règles proposé par Qweeby a permis de mettre en place des scénarios de rappels et relances personnalisables qui anticipent les échéances et agissent de manière proactive pour les retards. Cette fonctionnalité de micro relance assure une stimulation douce mais systématique des clients, et contribue ainsi à limiter les dérives.
Récemment l’embarquement directement sur les factures, de solutions de paiement par carte bancaire ou déclenchement de virement, permettent de réduire les manipulations et les temps de réaction. Les informations de paiement sont remontées chaque jour à l’administration des ventes de manière à faciliter le lettrage et assurer une relance courte des clients en retard.
« Pour les entreprises hésitant à se lancer, je conseillerais de bien évaluer en amont leurs besoins spécifiques et d'anticiper les éventuelles difficultés liées à la conduite du changement du côté des clients. Il est crucial de ne pas attendre les échéances obligatoires, car cela peut entraîner une pression inutile et limiter le temps nécessaire pour une transition en douceur » conclut S. Zenati.
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