Optimisation des processus : L'automatisation et la dématérialisation au service de l'efficacité (cas Actura)
La société Actura
Actura est un Réseau de mise en marché en agrofournitures avec près de 140 adhérents sur le territoire national et 17 entreprises membres en Belgique.
L'activité se structure en plusieurs sociétés et entités de services ou support.
Le système de flux de facturation actuel intègre des factures établies par X3 avec des particularités liées à l'activité : taxes CRIV, éco-contribution, auto-facturation… et souvent pour une même facture, la présence de plusieurs destinataires aux rôles différents (payeurs, validateurs…).
Dans un premier temps les factures partaient directement de X3 par push e-mail. Cette transmission était sans suivi ni sécurisation. Elle ne permettait d'adresser la facture qu'à un seul destinataire or dans de nombreux cas la facture doit être transmise à plusieurs destinataires aux rôles différents.
C'est pour cela qu'Actura a opté pour le déploiement d'une solution de facture électronique dont les objectifs étaient de :
- Pallier les limites du push par e-mail des factures PDF : manque de traçabilité, limites de fiabilité, nécessité de parfois compléter pour des cas non gérés par l'ERP…
- Garantir la conformité fiscale de la dématérialisation : avoir des factures sécurisées par signature numérique avec une conservation conforme aux obligations fiscales, pour le Réseau et ses adhérents…
- Réduire les coûts opérationnels et organisationnels liés à la production des factures et à leur accès. D'autant que tous les utilisateurs des différentes sociétés qui ont besoin d'accéder aux factures n'ont pas les accès adaptés dans X3
Obligation dématérialisation de factures en 2026
A compter du 1er septembre 2026 , les entreprises françaises seront obligées (ordonnance 2021 1190) de recourir à la facture électronique pour leurs transactions domestiques
Le démarrage en 2021 a été un peu complexe car il fallait intégrer les contraintes du fonctionnement du service et les différentes spécificités métier. Il fallait aussi prendre en compter les obligations réglementaires et leur mise en œuvre. Enfin, il fallait mettre au propre les données client. La mise en œuvre a demandé de l'attention et du suivi pour encadrer le flux et mettre en place les contrôles. Après un temps de rodage et d’entrée en fonctionnement nécessaire, le service est désormais pleinement opérationnel. Les problèmes qui arrivent inévitablement dans la transmission des factures sont identifiés rapidement. L'aide et la réactivité du support sont utiles pour les utilisateurs.
Après trois années d'utilisation les bénéfices apparaissent.
Il y a d'abord le confort d'utilisation : le service est pratique, simple et rapide.
Les recherches sont faciles et efficaces, et les accès
privés permettent à tous utilisateurs une visibilité des pièces avec un archivage fiscal sur 10ans : ceci permettant de supprimer la gestion des demandes de duplicatas.
Les utilisateurs destinataires gèrent eux même les accès de leurs utilisateurs et peuvent en ajouter autant qu'ils veulent selon leurs besoins.
La gestion des litiges est plus claire grâce au raccrochement avec la facture issue de la plateforme : une alerte est envoyée aux utilisateurs internes Actura.
Enfin, les échanges entre les équipes Actura et les équipes Qweeby permettent de détecter les incidents et comprendre ce qu'il se passe, tant dans les inévitables incidents liés au flux de transmissions que pour la gestion des doublons ou le renvoi de pièces.
Pour Jenny Royer, en qualité de responsable Adjointe de l’administration du réseau : "La facture électronique est un sujet de flux. L'outil aide, mais ne fait pas tout : il faut des ajustements dans les processus, le système d'information et le fonctionnement pour que la prise en main soit efficace et que l’ensemble des équipes permettent d'accéder aux bénéfices de la dématérialisation. Cela prend du temps et peut déstabiliser les utilisateurs. Avec le recul il n'est pas question de revenir en arrière, même à pousser des factures pdf par e-mail".
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