Facture numérique 

Votre ERP produit les factures : il peut donc transmettre les factures numériques. Oui, mais ce n’est pas aussi simple. Transmettre une facture numérique ne se limite pas à pousser un e-mail : d’une part la transmission mobilise une diversité de formats, règles et protocoles que les éditeurs d’ERP ne maitrisent pas tous, d’autre part il s’agit de superviser ce flux continu, ce qui est un métier différent du métier d’éditeur logiciel…  La transmission des factures numériques est clairement un métier d’opérateur de flux 

Facture numérique : ce que fait un ERP

Lorsqu’on parle de facture numérique, la première idée qui vient est la facture au format PDF. Naturellement tous les ERP normalement constitués sont capables de le faire. En réalité une facture numérique dans la logique des obligations à venir, est un flux de données structuré conforme à des règles de contenu et de format. C’est la du Factur-X qui embarque dans le fichier PDF (le lisible) un fichier XML qui reprend toutes les données de la facture dans un format permettant son utilisation directe par les outils du récepteur dans devoir scanner la facture ou la saisir. C’est là l’intérêt majeur de la facture électronique : permettre l’intégration directe des données afin de réduire les ruptures de charges et donc les charges opérationnelles de traitement.   

C’est également le cas du format UBL, utilisé par Chorus, qui véhicule les données de la facture ainsi que l’image (le lisible) dans un flux de données permettant le traitement automatisé de la facture numérique. Bref, tout ERP est capable pour peu qu’il soit correctement paramétré de générer ces flux puisqu’il dispose à la base de toutes les informations de la facture. Il lui suffit de connaître les règles de composition du message attendu pour le produire directement en lieu et place de l’impression papier destinée à l’envoi courrier.   

Dans la foulée, il est tout aussi simple pour l’ERP de pousser ce fichier XML ou PDF ou Factur-X au destinataire en déclenchant l’envoi d’un message e-mail auquel la facture numérique est attachée. Il suffit qu’il dispose d’une ou plusieurs adresses renseignées sur la fiche client et destinées à l’envoi de la facture.  

Facture numérique : ce qu'un ERP fait moins...voire pas du tout 

La réalité est généralement plus compliquée. Dans le B2B les flux de facturation couvrent une grande diversité qui s’accommode difficilement du simple push par e-mail d’une facture numérique, fut-elle au format UBL ou Factur-X.   

   

D’abord l’ERP ne gère pas la complexité des filières de facturation avec les différents intervenants qui gravitent autour du binôme « facturé-par » et « facturé-à ». Les factures doivent souvent être transmises à plusieurs intervenants en complément du binôme clé facturé-par et facturé-à : un tiers payeur ou un tier-payé, des tiers validateurs ou un tiers « pour information ». Comme dans les activités en franchise ou affiliation où les factures sont transmises à la fois à l’affilié qui paie et pour information à la centrale ou au franchiseur. Idem pour les domaines concernés par la loi Sapin qui impose l’envoi d’une copie de la facture au client mandataire d’une insertion publicitaire en complément de la facture transmise à l’agence qui gère la campagne de publicité. Le push email par l’ERP de la facture numérique sera en masse sans distinguer les rôles et risque fort de semer la confusion auprès de tiers destinataires.

Une autre limite concerne des particularités métier associées à la transmission des factures. Souvent les factures sont accompagnées de pièces jointes ou annexes : bordereau de livraison, bordereaux d’enlèvement, bons d’intervention, notices, copie de la commande, documents divers… Ces pièces accompagne la facture lorsqu’elle part par courrier. En mode facture numérique il faut les gérer autrement… Or l’ERP est généralement incapable de prendre en charge ces pièces jointes. Et il existe de nombreuses autres particularités qui émaillent la facturation client dans le B2B : interception de certaines factures qui ne doivent pas être transmises au client, documents autres que les factures (notes de débit, de crédit, relevés, proforma…).  

Il faut également tenir compte de nombreuses particularités gérées usuellement par les équipes d’administration des ventes et que l’ERP ignore. Toutes ces tâches à grande valeur ajoutée ou à forte utilité pour la relation client, sont réalisées usuellement entre l’écran et l’envoi de la facture. Le passage à la facture numérique ne peut pas tirer un trait sur ces opérations car elles ont généralement leur raison d’être.    

Enfin, dans le B2B les clients peuvent avoir des attentes de transmission particulières. Cela va de l’adaptation à l’outil de traitement des factures fournisseur à la transmission en EDI. Dans ce dernier cas, il faut produire le flux attendu par le destinataire et le transmettre par les modalités techniques attendues. Cette gestion est généralement sous-traitée par les ERP qui ne traitent pas cette partie. Concernant l’interface avec les outils de gestion des factures fournisseurs, des règles variables doivent être respectées car telle plateforme souhaite des mentions dans l’objet du message, telle autre requiert l’identification de l’émetteur par son adresse email, telle autre refuse certaines extensions de fichier (ou en impose). Cette diversité est mal appréhendée par les ERP et justifie souvent de recourir à un prestataire de dématérialisation qui justement apportera une capacité à traiter le flux dans l’intégralité de sa diversité et ses particularités.

La facture numérique est un flux qui doit être monitoré

Il est tentant d’assimiler l’envoi d’un email à la transmission courrier. Cela n’est pas comparable. En effet, la transmission postale est un service qui s’appuie sur des moyens et une logique sophistiqués, même si à force nous n’en avons plus conscience. Il en est de même pour la facture numérique : elle ne peut se réduire au push d’un email.   

En pratique le traitement de flux de facturation numériques requiert des moyens adaptés pour sécuriser le flux, le fiabiliser (une facture qui attend dans les spams risque fort de ne pas être payée) et surtout un monitoring des flux pour détecter les incidents et les traiter rapidement. En effet, l’objectif de la facture n’est pas juste de partir, mais d’arriver à bonne destination. La traçabilité des flux est essentielle pour identifier les incidents et les traiter dans les meilleurs délais. Derrière les moyens techniques se trouvent des moyens humains et une organisation adaptés.  

Le parcours d’une facture numérique est compliqué et délicat. Les risques qu’elle se perde dans des spams voir soit bloquée par un mail-in-black sont importants. Surtout, dès lors qu’on traite des flux de données et non plus juste une image, le risque qu’une donnée pose problème et bloque le traitement est réel. Détecter ces incidents et les traiter est essentiel pour assurer la bonne transmission des factures jusqu’à leur destinataire, là où et comme ce dernier souhaite les recevoir.     

Conclusion 

S’il est légitime pour l’ERP de se positionner sur la transmission des factures, partant du fait qu’il les produit, on se rend vite compte que ce n’est pas aussi simple et que la transmission de factures numériques est un sujet à part entière. Le recours à un prestataire, opérateur de dématérialisation, est un choix pertinent afin de disposer d’une réponse adaptée aux besoins de transmission des factures en tenant des particularités métier et des nécessités d’interopérabilité lorsqu’elles existent. La conformité fiscale est un point mais la décision ne peut se limiter à ce seul point, sauf à prendre le risque de mettre en difficulté le flux et donc la trésorerie de l’entreprise.