Dématérialiser ses factures en Factur-X : réponse immédiate aux demandes de vos clients  professionnels

Dématérialiser ses factures 

Factur-X est un format pour dématérialiser ses factures conforme aux obligations à venir. Ce format est déjà utilisé par un nombre croissant de sociétés qui anticipent la réforme de la facturation B2B. Dématérialiser ses factures avec Factur-X est un bon choix, applicable dès maintenant pour satisfaire ses clients et déployer largement la facture électronique sans attendre la dernière minute .

Dématérialiser ses factures impose de penser d'abord à ses clients

C’est une évidence : dématérialiser ses factures ne peut pas se faire sans avoir l’adhésion de ses clients. Les choses ont beaucoup évolué depuis quelques années et les clients n’ont plus le sentiment que leur fournisseur fait des économies sur leur dos en remplaçant l’envoi postal par un flux électronique. Toutefois, cela ne signifie pas pour autant qu’ils acceptent n’importe quoi. Bien au contraire même : l’évolution des mentalités et la maturité des clients les rend plus exigeants face à un fournisseur qui veut dématérialiser ses factures sans tenir compte de la continuité du traitement et de leurs contraintes opérationnelles. 

Ainsi, réduire la dématérialisation au push d’une image PDF par email est une option qui rencontre une adhésion limitée et en forte décroissance. Les clients savent avec l’expérience qu’il faut peu de choses pour que la facture se perde avant d’arriver à eux ou se perde dans leur organisation une fois arrivée. Surtout, ils comprennent de plus en plus que l’intérêt principal de la dématérialisation est d’automatiser le traitement et simplifier l’intégration des factures de leur côté. La réception d’une image ne les intéresse pas car ne présentant aucun gain dans le traitement.  

 

La mise à disposition de la facture sur un portail ou dans un extranet client rencontre de son côté une adhésion limitée car cela impose au client d’aller chercher la facture. Chaque client ayant beaucoup de fournisseurs, si les portails sont indépendants, non mutualisés et totalement hermétiques les uns aux autres, la collecte des factures relève rapidement de la corvée. Exact symétrique de la situation rencontrée par les fournisseurs lorsque les clients leur imposent de venir déposer leurs factures sur des plateformes dédiées non mutualisées.  

La réforme à venir en France dans les prochains mois apporte une réponse à cette situation. En promouvant l’interopérabilité des flux via le futur Portail Public de Facturation (PPF), elle permet aux acteurs du flux de facturation de s’échanger des flux sans la contrainte du mode de transmission. Le PPF assurant un flux de l’émetteur au destinataire avec une traçabilité détaillée et une gestion précise du cycle de vie de la facture. 

Surtout, en imposant le passage à des flux de données plutôt que des flux d’images, la réforme conduit les utilisateurs à identifier l’avantage principal à dématérialiser ses factures : faciliter l’intégration des données pour simplifier et fiabiliser le traitement tout en réduisant la charge de travail associée au traitement des factures. Ils se préparent à la dématérialisation des factures et donc s’équipent de solution pour traiter les factures électronique qui vont rapidement prendre la place des factures papier ou des PDF image. Ces solutions, qui seront interfacées avec le PPF, sont déjà capables de traiter des factures aux format Factur-X. Les fournisseurs ont donc grand intérêt à anticiper dès maintenant et dématérialiser leurs factures avec ce standard qui a toutes chances de devenir incontournable dans les prochains mois

Dématérialiser ses factures avec Factur-X : un concentré de bénéfices 

Le standard Factur-X combine trois points forts. Le premier est qu’il embarque dans un fichier PDF l’image de la facture (le lisible) et les données exploitables avec la possibilité de fournir un niveau de détail très riche. Une facture au format Factur-X est donc accessible à la fois à l’œil humain, qui saura l’exploitation selon un schéma classique, et pour la machine qui saura y trouver les données dont elle a besoin pour intégrer la facture directement sans scan ni saisie.  

Le deuxième avantage est que ce format, fruit d’une collaboration franco-allemande a tout pour devenir un standard au niveau européen : il est déjà admis aussi bien en France qu’en Allemagne (sous le nom de Zugferd).  

Enfin, le troisième avantage est qu’il embarque nativement les garanties de sécurité et d’intégrité d’une signature électronique.  

Sur le papier ce format a tout pour lui. Dans la réalité également ce format est le bon choix pour dématérialiser ses factures car il est dores et déjà utilisé par la plateforme Chorus Portail Pro et fait partie des 3 formats retenus dans le cadre des obligations à venir en France d’ici 2027, avec le CII et l’UBL qui sont des formats de pure donnée, donc sans visuel de la facture. C’est pour cela que le Factur-X est utilisé par la plupart des outils de traitement des factures fournisseur qui anticipent les évolutions des prochaines années.  

 

En résumé, sans attendre le déploiement des obligations pour dématérialiser ses factures client. Ce format garantit un bon compromis car les clients destinataires qui ne sont pas encore équipés pour traiter les factures électroniques de leurs fournisseurs peuvent le traitement de manière traditionnelle. Quant aux clients qui ont déployé une solution de traitement de leurs factures fournisseur en amont des obligations de dématérialisation peuvent le traiter dès maintenant comme un flux de données, même s’il n’arrive pas encore par le PPF.  

Conclusion

Dès maintenant et sans attendre l’entrée en vigueur des obligations sur la facturation B2B, il est pertinent de dématérialiser ses factures avec Factur-X car cela anticipe les obligations tout en étant conforme immédiatement avec les solutions de traitement des factures fournisseurs qu’un nombre croissant d’entreprises implémente. Le choix de ce standard est donc une garantie de réussir rapidement son déploiement et, surtout, de satisfaire un nombre croissant de clients en leur transmettant des factures électroniques facile à intégrer dans leur traitement. Stop au PDF image inerte, place au PDF Factur-X.