Dématérialiser les factures papier : comment les fonctionnalités du service Qweeby peuvent faire la différence
Dématérialiser les factures papier : source de productivité
L’envoi des factures clients requiert souvent dans le B2B des impressions et manipulations pour s’adapter aux différents cas de figure à gérer lorsque le flux de facturation concerne de tiers en complément du facturé-à destinataire de la facture. C’est le cas des centres payeurs qui doivent recevoir des copies de factures, parfois selon la localisation du facturé-à. C’est aussi le cas de tiers validateurs dans le cadre des activités relevant de la loi Sapin. Il peut aussi y avoir une gestion du payé-à du côté facturé-par. Enfin, beaucoup de centrales d’achat ou de groupements franchisés demandent à leurs fournisseurs d’adresser des copies des factures à la centrale pour contrôle ou information.
Tous ces cas sont des détails insignifiants, qui, pour le fournisseur dupliquent ou tripliquent le travail. Il faut imprimer les factures en plusieurs exemplaires et constituer les lots appropriés. Cela prend rapidement un temps important, qui croit avec la taille du portefeuille client. D’autant que les règles à appliquer sont généralement hétérogènes d’un client ou d’un groupement à l’autre. Leur mise en œuvre mobilise l’attention afin d’éviter de mélanger des factures au risque de communiquer à un client des tarifs applicables à d’autres clients.
De plus, ou en plus, les factures peuvent être accompagnées de documents (BL émargé, copie de la commande, bordereau d’intervention, documentation technique réglementaire…) qu’il faut intégrer dans le processus. Là aussi c’est un détail insignifiant qui devient vite fastidieux dans la pratique, consomme du temps, de l’énergie et gonfle le coût d’envoi.
Dématérialiser les factures papier avec Qweeby simplifie cela puisque la composition des lots et l’attachement des pièces jointes va s’automatiser : inutile de lancer plusieurs impressions puisque la facture dématérialisée viendra s’insérer à chaque fois là où elle est attendue. Avec lorsque nécessaire ses annexes ou pièces jointes qui s’attachent directement aux factures dématérialisées selon les règles convenues. Un traitement unique qui aboutit à autant d’outputs que requis selon les filières de facturation définies pour chaque couple facturé-par / facturé-à.
Dématérialiser les factures papier pour satisfaire ses clients
La facture est un objet unique ; pourtant chaque client souhaite la recevoir avec des particularités liées à ses outils ou son organisation. Cela passe souvent par une adresse email dédiée pour centraliser les factures fournisseur alimenter un traitement automatisé des account-payable. L’envoi à cette adresse doit respecter des règles dans le nommage des fichiers, l’adresse email d’envoi, la rédaction et le contenu de l’objet du message, le contenu du message, l’extension du fichier attaché (signé ou non-signé)… Tout dépend des outils que le destinataire a mis en œuvre derrière ou des interlocuteurs qui parfois établissent leurs variations ou cas d’usage au grand dam des fournisseurs.
Dans certains cas il faut grouper les factures par jour, ou au contraire les envoyer au fil de l’eau. Il arrive même qu’il faille ne pas envoyer certaines factures ou les retenir jusqu’à la fin du mois en attente d’un bon de commande global.
Les manipulations pour respecter ces attentes deviennent vites excessives pour l’émetteur qui doit penser à la gestion des particularités de chaque client. L’envoi des factures consomme du temps et n’a rien d’un long fleuve tranquille.
Dématérialiser les factures papier avec Qweeby épargne ce travail à l’émetteur puisque c’est le traitement qui s’en charge. Chaque destinataire (humain ou automate) de facture, en lien à son rôle dans la filière de transmission (facturé-à, payé-par, validé-par, information-à) définit ses règles et reçoit la facture au rythme qu’il désire et comme il le veut. Qweeby s’occupe de grouper par jour par semaine ou transmettre au fil de l’eau, appliquer des règles de rétention, modifier les extensions des fichiers lorsque nécessaire, préparer les objets des notifications lorsqu’ils doivent être particuliers… Avec en complément la gestion des langues selon les attentes de l’utilisateur.
Cette ressource vous aide à améliorer votre facturation
car :
Les bonnes raisons pour dématérialiser les factures papier avec Qweeby
Opérateur de facture électronique depuis 15 ans, Qweeby maîtrise les processus de facturation et propose les fonctionnalités nécessaires pour faire de la dématérialisation des factures une opération gagnant.
Pure-player spécialiste du su, et non acteur du papier reconverti opportunément sur le sujet pour limiter l’effondrement des impressions et courrier, Qweeby traite les factures toujours sous forme de flux de données (à minima Factur-X) et peut répondre à toutes les demandes d’interopérabilités de Chorus Portail Pro à l’EDI. A date Qweeby opère 118 interconnexions avec des plateformes telles que Sy-by Cegedim, Coupa, Ariba, Tradeshift, Freedz, Yooz… Dématérialiser les factures papier avec Qweeby c’est s’assurer une capacité de distribution parmi les plus larges (la plus large ?) du marché afin de s’adapter à toutes les attentes de l’ensemble de vos clients.
Le traitement de dématérialisation des factures avec Qweeby embarque par ailleurs des fonctionnalités utiles pour sécuriser la transmission et améliorer la gestion du poste client. Deux exemples : la possibilité d’embarquer des solutions de paiement directement sur les factures électroniques pour permettre aux clients de déclencher le règlement par carte ou virement instantané, avec rapport de rapprochement des factures et règlements pour faciliter le lettrage. Deuxième de fonctionnalité utile, l’API qui permet d’appeler des factures à partir de n’importe quel outil ou extranet client : très utile pour embarquer sans le moindre effort les factures dans les relances ou les mettre à disposition dans un portail client ou sur les outils des commerciaux.
Conclusion
. Il est possible de dématérialiser les factures papier en faisant tout à la main, dans ce cas le gain sera limité par rapport au traitement de l’envoi papier. Il est possible également de s’appuyer sur un service dédié pour dématérialiser les factures papier, qui apportera des fonctionnalités performantes et adaptées afin de gagner du temps, réduire les coûts et contribuer à la satisfaction client.
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