Qweeby, 10 ans déjà !

Il y a 10 ans, l’aventure Qweeby démarrait. L’occasion pour Eric Wanscoor, CEO, de revenir sur cette success story.

Quel est le point de départ de l’aventure Qweeby ?

Qweeby est parti de deux idées simples. La première est que les factures papier bénéficient d’un service de distribution universel qui touche tous les clients : la Poste. L’émetteur confie ses envois à un seul prestataire qui distribue tout en toute simplicité. La seconde idée est que le plus important dans la facture ce sont les données, pas le support (papier ou pdf). Il faut libérer les données pour faciliter leur utilisation par le récepteur afin de simplifier leur intégration dans ses outils. Le concept de Qweeby est donc de permettre à n’importe quel utilisateur capable de produire un fichier PDF, de distribuer toutes ses factures à tous ses clients en respectant les attentes de chacun d’eux, y compris EDI avec la même facilité et transparence que la transmission postale.

Qweeby, semble lié au PDF…

Oui et non. Nous utilisons le PDF pour récupérer les factures car tous les outils de gestion commerciale savent générer une facture au format PDF. Par contre nous allons au-delà du PDF en extrayant les données du PDF pour produire ce que chaque destinataire attend et lui adresser par la bonne voie. Balader des PDF n’apporte rien, cela reproduit en mode électronique les contraintes du support papier sans résoudre les ruptures de charge associées. Les entreprises qui choisissent de satisfaire les attentes de leurs clients en saisissant leurs factures sur des portail web le voient bien : elles prennent à leur charge le traitement de la facture au prix d’une consommation d’énergie et de temps importante. Qweeby produit des flux de données exploitables (y compris EDI) à partir du PDF : ainsi nous supprimons les ruptures de charge, manipulations et autres contraintes. Le flux est fluide ; surtout il permet de distribuer les factures selon les attentes des clients : plateformes de e-procurement, Chorus Portail Pro, EDI… en respectant pour chacun les modalités techniques attendues (format des données et mode de transmission).

L’ambition de Qweeby est donc d’être le facteur des factures électroniques ?

Exactement. Pour beaucoup de documents, virtualiser le papier sous forme d’un PDF peut suffire. Pas pour les factures car la facture est un flux de données. Ce qui compte, ce n’est pas d’avoir un PDF signé et bien conservé dans une GED ou un archivage électronique… car cela revient à avoir une belle enveloppe sur le bureau. L’important c’est de livrer ce flux de données au destinataire de la manière selon laquelle il souhaite le recevoir. Tout comme la poste distribue les courriers en gérant de son côté les contraintes des récepteurs, Qweeby fait pareil avec les factures. A partir d’un seul flux unique de factures PDF générées tel quel par l’outil de facturation, nous gérons la diversité des attentes des récepteurs en limitant la sollicitation à l’émetteur. Nous partons de ses PDF et faisons notre affaire de la suite.

Cela semble simple, l’est-ce réellement ?

C’est plus délicat que cela paraît. Tout comme la poste : simple en apparence avec une complexité logistique énorme derrière. Dans l’activité de Qweeby il y a deux aspects importants. L’un est d’extraire avec fiabilité un maximum de données d’un simple PDF tel qu’il est produit par l’outil de facturation. Cette complexité est maîtrisée car avec plus de 500 clients opérationnels nous avons une expérience accumulée sur plus de 700 modèles de factures différents et des temps de paramétrage qui se comptent désormais en minutes. La seconde complexité porte sur les incidents opérationnels : partir du PDF de l’émetteur expose à de nombreux aléas ou incidents. Notre montée en puissance nous a d’ailleurs exposé à une dégradation de nos engagements de service courant 2018. Nous avons tiré les enseignements et c’est désormais normalisé avec un temps de résolution d’incident inférieur à 2h dans la plupart des cas. Là aussi l’expérience fait progresser pour traiter n’importe quelle facture PDF en sollicitant le moins possible l’émetteur.

Qweeby ne s’adresse qu’aux fournisseurs des donneurs d’ordres alors ?

Oui les fournisseurs des donneurs d’ordres sont les premiers concernés par notre approche car ils reçoivent de nombreuses demandes hétérogènes de leurs clients pour déposer leurs factures sur des plateformes de e-procurement ou de dématérialisation des factures fournisseurs, faire de l’EDI… Ils ne peuvent mettre en place à chaque fois l’outil que demande (impose) chaque client et surtout ils ont besoin d’un prestataire qui soit le leur et non celui de leur client. Qweeby est le seul à pouvoir apporter une réponse unique pour satisfaire toutes ces demandes. Toutefois notre approche concerne toutes les entreprises qui travaillent dans le B2B car la dématérialisation des flux de facturation se déploie largement y compris auprès de clients de taille modeste. L’avenir de la facture électronique est ailleurs que dans la dualité EDI ou PDF par e-mail. De plus, nous offrons de très nombreuses fonctionnalités qui apportent de la valeur aux plus petits récepteurs qui de moins en moins se contentent de recevoir la facture par e-mail.

La facture électronique : une solution miraculeuse pour toutes les entreprises… La promesse n’est-elle pas excessive ?

Bien au contraire c’est la réalité. Envoyer un PDF par e-mail est la lampe à pétrole de la facture électronique. L’avenir est bien au-delà, tout comme le LED et la fibre optique ont révolutionné l’éclairage. Derrière la facture électronique il y a la dématérialisation du flux de facturation. D’abord cela facilite le suivi des factures et de leur traitement, donc la gestion du poste client et de la trésorerie. Ensuite, de nombreux services vont venir se greffer sur le flux de facturation pour apporter de la valeur à l’émetteur ou au récepteur, et souvent aux deux ensemble. Nous avons plusieurs pilotes en cours qui illustreront prochainement cela. Enfin, la dématérialisation du flux de facturation fait sauter les contraintes du papier et donc ouvre de nombreux nouveaux usages des factures et de leurs données. Nous avons là aussi des nouveautés en préparation voir en test avec des clients pilotes.

Quels sont les points marquants de ces 10 années d’expérience Qweeby ?

Le plus important est qu’en 2017 Qweeby a atteint son point d’équilibre. Cela montre que notre approche est viable et rentable malgré les contraintes opérationnelles importantes. Nous avons levé des fonds en 2018 pour accélérer la croissance et nous entrons dans une nouvelle phase de l’aventure. L’équipe a doublé de taille en une année et nous travaillons à industrialiser notre approche, en fiabilisant nos méthodes et en améliorant notre organisation. Ce n’est pas simple mais c’est passionnant. Personnellement, ce qui est le plus formidable c’est le côté humain de l’aventure pour construire une équipe solide, pérenne, avec sa culture et sa personnalité. Et voir grandir chaque collaborateur selon les étapes et selon les opportunités qui s’ouvrent à nous.

L’aventure Qweeby continue, vous avez-certainement des nouveautés en préparation… ?

Oh oui, plus que nous ne pouvons réaliser. Et chaque avancée ouvre de nouvelles perspectives. En plus, nos clients ont beaucoup de bonnes idées dès qu’ils s’approprient pleinement le service. Il faut garder un peu de secret car la facture électronique attire beaucoup d’acteurs… et nous souhaitons avant tout faire profiter nos clients de nos idées. 2019 sera une année riche en innovations tant côté bénéfices utilisateur que facilité de mise en œuvre ou intégration de la dématérialisation au quotidien des entreprises.

Eric Wanscoor