Il y a toujours un client derrière les factures
Avec le re-confinement, la transmission dématérialisée des factures client est une priorité des DAF. Avec ou sans prise en compte de l’obligation de facturation électronique qui se profile pour au plus tôt 2023 (art. 153 de la loi de finance de 2020).
Envoyer des PDF en pièce jointe est une possibilité simple, facile et rapide. Mais qu’en pensent les clients ? Qu’attendent-ils en tant que récepteurs de la mise en oeuvre de la transmission électronique de factures ?
Derrière la facture il y a toujours un client. Et ce client peut souhaiter autre chose qu’une image. Quand il était petit à l’école il aimait les images ou collectionnait les vignettes Panini, mais c’était avant, quand il était petit. Dans un contexte professionnel le client attend autre chose : des données, de l’automatisation, de la productivité, de la rapidité et surtout la suppression de toutes les tâches inutiles ou sans valeur ajoutée.
Le PDF ne fait pas le facture électronique
On confond souvent la facture électronique avec l’envoi d’un PDF par e-mail. On remplace le papier par une image PDF, plus de courrier mais un PDF et hop ite missa est. Un peu comme le photocopieur de Gaston Lagaffe qui par un ingénieux bricolage faisait des avions avec les impressions : le photocopieur moderne 2.0 n’imprime plus mais génère des PDF par e-mail. Un progrès impressionnant.
C’est passer à côté de l’essentiel. La facture est un flux de données lié à une transaction. Il y a une dimension fiscale mais surtout il faut libérer les données pour faciliter le traitement par le client. Un PDF au lieu du papier, ne supprime pas les ruptures de charge qui emm… tout le monde, coûtent en énergie et en temps. Bien au contraire il les maintient voir les rend plus compliquées. A titre personnel, pour saisir une facture dans un outil de gestion, je préfère avoir en main l’exemplaire papier plutôt que devoir jongler entre les écrans PDF et outils de gestion). Sans parler de tous ces PDF qui s’égarent et qui consomment un temps fou en fin d’année pour les collecter tous.
Il y a toujours un client derrière les factures
Saisir les données de la facture dans les outils de gestion, est typiquement une tâche fastidieuse et sans valeur ajoutée. Aller chercher les factures à tous les endroits où les fournisseurs les posent ou les postent par e-mail en est une autre. Deux tâches que la véritable facture électronique peut supprimer. De plus en plus souvent les récepteurs de factures s’équipent d’outils pour automatiser le traitement des factures et ils souhaitent recevoir des données à la place ou en complément des images.
Soit le fournisseur peut les fournir via une interopérabilité, de l’EDI ou un format idoine comme le prometteur Factur-X. Soit il est condamné à saisir ses factures sur des portails. Alors, le fournisseur devient le facteur qui distribue ses factures chez ses clients, et en plus souvent il fait la saisie des informations pour eux ! Les clients sont un passage obligé dans le projet de facture électronique. Les oublier met vite le projet dans une impasse.
La vraie transmission électronique : un flux de données interopérable
La facture, ce sont des données dans un cadre fiscal. L’enjeu lorsqu’on s’engage dans la facture électronique est donc de se mettre en étant d’échanger des données et non pas des images. Le choix de l’opérateur est essentiel : selon le portefeuille client on peut opter pour le photocopieur de Gaston en mode 2.0, ou choisir un opérateur qui propose une gamme de formats et d’interopérabilités nombreuses et ouvertes afin de répondre à toutes les attentes des récepteurs.
Pour Qweeby, spécialiste de la #efacture, proposer des interopérabilités est une évidence. Nous avons que les récepteurs veulent plus qu’une image PDF et faisons le nécessaire pour apporter à nos clients toutes les interconnexions utiles avec des plateformes (comme Chorus, Yooz, Stratow, Freedz et bien d’autres que je ne peux pas nommer…) ou des connexions directes en EDI ou via d’autres formats. Parce que notre rôle d’opérateur de facture électronique n’est pas d’envoyer des PDF par e-mail mais de sécuriser la réception de la facture par son destinataire en tenant compte des attentes de chaque destinataire. C’est à cette condition que la bascule vers la facture électronique peut approcher les 100%.
La suite de l’histoire est dores et déjà écrite. La facture est un flux, ce qui compte n’est pas de pousser l’image de la facture mais de gérer le flux adapté au client destinataire, avec la traçabilité de l’échange et des informations sur le traitement de la facture par ce client. J’envoie un PDF ou un courrier… cela doit arriver et cela arrive en général ; quoique pour un e-mail, les obstacles sur le chemin ne sont pas anodins. J’envoie une facture électronique : je sais qu’elle est arrivée et je peux parfois même savoir qu’elle est validée “bonne à payer” voir que le paiement est émis. Le photocopieur de Gaston envoie les avions, mais il ne s’occupe pas de leur atterrissage…
