Mieux comprendre la piste d’audit fiable
Comment s’y retrouver et bien comprendre les différentes obligations fiscales aujourd’hui en vigueur et applicables aux entreprises françaises concernant les procédés de facturation ? Ce qu’il faut savoir : la piste d’audit fiable est une obligation légale pour garantir l’intégrité des factures papier ou PDF non signés électroniquement mais manque de précisions et s’avère parfois complexe à mettre en œuvre. De bonnes raisons pour envisager d’envoyer dès maintenant des factures électroniques signées pour être certain de satisfaire aux exigences actuelles et à venir.
Contexte réglementaire de la piste d’audit fiable
En France, l’article 289-VII du Code Général des Impôts (BOFiP du 18/10/13) définit le cadre réglementaire applicable aux factures papier et électroniques. Il s’agit de la transposition en droit français de la directive européenne 2010/45/UE.
3 procédés de facturation sont désormais fiscalement admis :
- Facture papier, ou PDF non signé électroniquement avec obligation d’une piste d’audit fiable pour garantir l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité de la transaction
- Facture PDF avec signature électronique RGS** minimum (voir notre article sur la signature électronique)
- Echange EDI (données structurées)
Piste d’audit fiable, à quoi sert-elle ?
La piste d’audit fiable est donc obligatoire pour garantir la sécurité et la fiabilité d’une facture papier (scannée ou non) ou d’un PDF simple non signé électroniquement (envoyé par email ou déposé sur un portail fournisseur). Cela signifie que l’entreprise doit être capable de fournir une piste d’audit documentée retraçant l’ensemble des opérations liées à la transaction économique pour assurer le lien entre la facture reçue, l’opération commerciale réalisée et le paiement effectué.
Pour l’administration fiscale, il s’agit avant tout de lutter contre la fraude et les « fausses factures ».
La piste d’audit fiable permet ainsi de s’assurer de :
- L’authenticité de l’origine de la facture : il s’agit de démontrer que la personne ou l’entreprise qui a émis la facture est bien la même que celle qui a rendu le service ou livré le bien
- L’intégrité du contenu de la facture : c’est à dire de garantir que la facture n’a pas été modifiée depuis son émission
- La lisibilité de la facture : elle doit être émise et transmise dans un format lisible par tous sur écran ou papier
Une mise en oeuvre parfois complexe
Cependant, la notion de « fiabilité » reste floue dans les textes et les modalités de mise en œuvre de la piste d’audit sont lourdes : plusieurs cabinets d’audit alertent leurs clients sur sa complexité et la plupart des donneurs d’ordres évitent cette voie.
Ce manque de précisions devrait inciter les entreprises à choisir l’EDI fiscal ou le PDF avec signature RGS** pour passer simplement et sereinement à la facture électronique et s’affranchir de la complexité d’une piste d’audit fiable.
Le saviez-vous ? La facture électronique est aujourd’hui obligatoire seulement pour les entreprises, quelle que soit leur taille, qui facturent l’Etat et les administrations publiques (via Chorus Pro). Toutefois, le Gouvernement et l’administration fiscale souhaitent aller plus loin en l’imposant également aux relations inter-entreprises. En effet, l’article 153 de la Loi de Finances 2019-1479 du 28 décembre 2019 prévoit une obligation progressive de la facturation électronique entre 2023 et 2025.
Une raison de plus d’anticiper de futures obligations et de passer dès maintenant à la dématérialisation de toutes vos factures clients.
Pour aller plus loin, consultez aussi :
Le Vrai ou Faux de la facture électronique
